אוהד פרידמןאיך משנים הרגלים בצוות: פחות מוטיבציה, יותר סביבה
כמעט חצי ממה שאנחנו עושים ביום הוא הרגל. מה המחקר אומר על כמה זמן לוקח לבנות הרגל, למה הסביבה חזקה מכוח הרצון, ואיך משנים הרגלי עבודה בצוות.
הרגלים הם פעולות אוטומטיות שמופעלות על ידי הקשר, ולכן הם לא משתנים בעזרת מוטיבציה או נאומים. מחקרים מראים שכ-43 אחוז מהפעולות היומיומיות הן הרגלים, ושבניית הרגל חדש לוקחת בממוצע כ-66 ימים, עם שונות גדולה. כדי לשנות הרגלים בצוות, מקטינים את ההתנהגות החדשה, מצמידים אותה להרגל קיים, משנים את ברירת המחדל ומתכננים לחודשיים ולא לשבוע.
כל מנהל מכיר את התסריט: מכריזים על הרגל חדש בצוות. נגיד, לסכם כל שיחת לקוח במערכת מיד בסיומה. בשבוע הראשון כולם עושים את זה. בשבוע השני חצי. בשבוע הרביעי זה נשכח, עד ההכרזה הבאה.
ואז המנהל מסיק שהצוות לא מספיק מחויב, ומתכנן ישיבה על “חשיבות התיעוד”. הישיבה עובדת לשבוע.
הבעיה היא לא שהצוות לא רוצה. הבעיה היא שניסיתם לשנות הרגל עם מוטיבציה. במאמר הזה: מה המחקר אומר על הרגלים, כמה זמן באמת לוקח לשנות אותם, ואיך משנים הרגלים בצוות בדרך שמחזיקה.
מה זה הרגל
הרגל הוא פעולה שאנחנו עושים באופן אוטומטי, כמעט בלי לחשוב, בתגובה להקשר מסוים. נכנסים לרכב, חוגרים חגורה. מסיימים שיחה, לוקחים את הבאה. פותחים את המחשב בבוקר, בודקים מיילים.
וונדי ווד, חוקרת הרגלים מאוניברסיטת דרום קליפורניה, מצאה ב-2002 במחקר יומנים שכ-43 אחוז מהפעולות היומיומיות של אנשים נעשות כהרגל: באותו מקום, באותו הקשר, כמעט בלי מחשבה מודעת.
הנקודה החשובה: הרגל הוא לא החלטה שחוזרת על עצמה. הוא קיצור דרך שהמוח בונה כדי לא להחליט. ובגלל זה הוא גם לא מגיב לנאומים. נאום משפיע על החלטות. הרגל מגיב להקשר: מה רואים, איפה יושבים, מה קרה רגע לפני.
מה המחקרים מראים
כמה זמן זה לוקח
פיליפה ללי ועמיתיה מ-University College London עקבו ב-2010 אחרי אנשים שניסו לבנות הרגל חדש, כמו לשתות כוס מים אחרי ארוחת הבוקר או לעשות כמה תרגילים לפני ארוחת הערב. המשתתפים דיווחו כל יום כמה ההתנהגות מרגישה אוטומטית.
הזמן החציוני עד שההתנהגות הגיעה לרמת האוטומטיות המקסימלית שלה היה 66 יום. אבל הטווח היה עצום: בין 18 ל-254 יום. התנהגויות פשוטות, כמו לשתות מים, הפכו להרגל מהר יותר מהתנהגויות מורכבות, כמו פעילות גופנית. וממצא מעודד נוסף: פספוס של יום אחד לא פגע משמעותית בתהליך.
אז “21 יום לשינוי הרגל” הוא מיתוס. ואם השבוע הרביעי הוא המקום שבו צוותים נשברים, זה בדיוק אמצע הדרך.
ברירת המחדל
ב-2003 אריק ג’ונסון ודניאל גולדשטיין פרסמו ב-Science מחקר קצר שהפך לאחד המצוטטים בכלכלה ההתנהגותית. הם השוו מדינות באירופה לפי שיעור ההסכמה לתרומת איברים. במדינות שבהן צריך לסמן “כן” כדי להיות תורם, השיעורים היו נמוכים. במדינות שבהן תרומה היא ברירת המחדל, וצריך לסמן “לא” כדי לצאת, השיעורים היו גבוהים בהרבה.
אותם אנשים, אותה החלטה, אחוזים שונים לגמרי. ההבדל היה רק במה שקורה אם לא עושים כלום.
תוכניות “אם, אז”
פיטר גולביצר הראה ב-1999 שתוכניות בנוסח “אם X, אז אעשה Y”, שהוא קרא להן כוונות יישום (Implementation Intentions), מעלות משמעותית את הסיכוי לבצע. “אם השיחה מסתיימת, אז אכתוב משפט אחד במערכת לפני שאני לוקח את הבאה” עובד טוב יותר מ“אני אסכם את השיחות”.
מודל פשוט: B=MAP
בי. ג’יי. פוג, חוקר התנהגות מסטנפורד, מציע מודל שעוזר לחשוב על שינוי התנהגות. לפי המודל, התנהגות (Behavior) קורית כשמתקיימים באותו רגע שלושה דברים:
- Motivation, רצון לעשות את זה.
- Ability, כמה זה קל.
- Prompt, משהו שמזכיר לעשות את זה בדיוק עכשיו.
אם אחד מהשלושה חסר, ההתנהגות לא קורית. רוב המנהלים משקיעים במוטיבציה. אבל מוטיבציה עולה ויורדת: ביום טוב היא גבוהה, ביום עמוס היא נעלמת. קלות ותזכורת אפשר לתכנן פעם אחת, והן עובדות גם ביום רע.
איפה זה פוגש אתכם בעבודה
| הרגל רצוי | מה מנהלים עושים בדרך כלל | מה עובד טוב יותר |
|---|---|---|
| סיכום שיחה במערכת | ישיבה על חשיבות התיעוד | מסך סיכום שנפתח אוטומטית, עם שדה אחד חובה |
| שיחות אחד על אחד | “תקבעו כשיש זמן” | פגישה קבועה ביומן, אותו יום ואותה שעה |
| עדכון סטטוס יומי | תזכורת בוואטסאפ | עדכון של דקה בסוף הישיבה הקבועה של הבוקר |
| פולואפ ללקוחות | יעד של פולואפים בשבוע | תזכורת אוטומטית במערכת יומיים אחרי שיחה |
| למידה מטעויות | “צריך ללמוד מזה” | חמש דקות קבועות בסוף כל שבוע: מה עבד, מה לא |
דוגמה: אותו הרגל, פעמיים
דני מנהל צוות של שמונה נציגי שירות. הוא רוצה שכל נציג יתעד בסוף כל שיחה מה הלקוח ביקש ומה הובטח לו, כי לקוחות מתלוננים שצריך להסביר הכול מחדש בכל פעם.
בגרסה הראשונה, דני כונס ישיבה. הוא מסביר למה תיעוד חשוב, מציג תלונות של לקוחות, ומבקש מכולם “לתעד מעכשיו כל שיחה, בצורה מלאה”. בשבוע הראשון רוב הנציגים מתעדים. בשבוע השלישי, ביום עמוס עם תור של שלושים שיחות, התיעוד נעלם. בשבוע החמישי דני כונס ישיבה נוספת.
בגרסה השנייה, דני מתחיל מהשאלה מה מקשה. הנציגים מספרים לו שטופס התיעוד במערכת כולל תשעה שדות, ושצריך ללחוץ שלוש פעמים כדי להגיע אליו. דני מבקש מהצוות הטכני לפתוח את הטופס אוטומטית בסוף כל שיחה, עם שדה חובה אחד: “מה הובטח ללקוח”. הוא מבקש מכל נציג לנסח לעצמו כלל: “אם השיחה הסתיימה, אז אני כותב משפט אחד לפני שאני לוקח את הבאה”. ובישיבת הבוקר הוא לא שואל על מספר הפניות, אלא כמה שיחות תועדו אתמול.
אחרי חודשיים, התיעוד כבר לא דורש מאמץ. הוא פשוט חלק מסוף השיחה. ההבדל בין הגרסאות הוא לא המוטיבציה של הצוות. ההבדל הוא שבגרסה השנייה, הדרך הקלה היא גם הדרך הנכונה.
6 צעדים לשינוי הרגל בצוות
1. תקטינו את ההרגל
“לסכם כל שיחה” זה גדול. “לכתוב משפט אחד במערכת לפני שמנתקים” זה קטן מספיק כדי לקרות גם ביום עמוס. פוג קורא לזה “הרגלים זעירים”. אפשר להגדיל אחר כך, כשההרגל כבר אוטומטי.
2. תצמידו אותו להרגל קיים
“אחרי כל שיחה, לפני שלוקחים את הבאה” עובד טוב יותר מ“כשיש זמן”. ההרגל הקיים הופך לתזכורת של ההרגל החדש.
3. תשנו את ברירת המחדל
ברירת מחדל היא הכלי הכי חזק לשינוי התנהגות. אם המסך של סיכום השיחה נפתח לבד בסוף השיחה, חצי מהעבודה נעשתה. אם הפגישה השבועית כבר ביומן, צריך לבטל אותה כדי לא לקיים אותה.
4. תנסחו “אם, אז”
תעזרו לכל עובד לנסח את ההרגל כתוכנית: “אם X קורה, אז אני עושה Y”. זה הופך כוונה לפעולה.
5. תתכננו ל-66 יום, לא לשבוע
תבדקו איפה הצוות עומד אחרי חודש ואחרי חודשיים. תתייחסו לנפילה בשבוע הרביעי כצפויה ולא ככישלון. ואם מישהו פספס יום, זה לא נורא. המחקר של ללי מראה שפספוס בודד לא הורס את התהליך.
6. תמדדו את ההרגל, לא את התוצאה
בהתחלה השאלה היא לא “האם המכירות עלו”, אלא “כמה שיחות סוכמו”. תוצאות לוקחות זמן. הרגל אפשר לראות כבר בשבוע הראשון. ואם אתם רוצים לחבר את ההרגל ליעד, יש מאמר על איך מגדירים יעדי SMART.
הנקודה שלי: אחד הדברים שאני חוזר עליהם לעצמי הוא “להופיע כל יום, גם כשאין כוח”. אבל עם השנים הבנתי שזה עובד רק כשההופעה עצמה קלה. אם צריך כוח רצון כל יום מחדש, בסוף הכוח נגמר.
לכן כשאני מוביל שינוי בצוות, אני מתחיל מהשאלה מה הופך את ההתנהגות הישנה לקלה, ואיך להפוך את החדשה לקלה יותר. כמעט אף פעם התשובה היא לא עוד ישיבה.
טעויות נפוצות
- להסתמך על מוטיבציה. היא חשובה כדי להתחיל, אבל לא מחזיקה הרגל לאורך זמן.
- להתחיל גדול. הרגל גדול נשבר ביום העמוס הראשון.
- לשנות כמה הרגלים בבת אחת. כל הרגל חדש צורך קשב. אחד בכל פעם.
- לוותר בשבוע הרביעי. זה בדיוק אמצע הדרך.
השורה התחתונה
הרגלים לא משתנים כשאנשים רוצים מספיק. הם משתנים כשההתנהגות החדשה נהיית הדרך הקלה. כמעט חצי ממה שאנחנו עושים ביום הוא הרגל, ובניית הרגל חדש לוקחת בממוצע כחודשיים. אז במקום עוד ישיבה על חשיבות הנושא, תקטינו את ההרגל, תצמידו אותו למשהו שכבר קורה, תשנו את ברירת המחדל ותתנו לזה זמן.
עוד בייעוץ ארגוני: למה שינוי ארגוני נתקע, גם כשכולם בעד. ועל ניהול זמן: מטריצת אייזנהאואר ותודעת מחסור.
שאלות נפוצות
כמה זמן לוקח לשנות הרגל?
במחקר של פיליפה ללי ועמיתיה מ-2010, הזמן החציוני עד שהתנהגות חדשה הפכה לאוטומטית היה 66 יום. הטווח היה רחב מאוד, בין 18 ל-254 יום, תלוי באדם ובהתנהגות. הטענה הנפוצה של "21 יום" לא מבוססת על המחקר הזה.
למה קשה לשנות הרגלים?
כי הרגל הוא לא החלטה. הוא תגובה אוטומטית להקשר: מקום, זמן, מה קרה רגע לפני. לכן כוח רצון ומוטיבציה, שמשפיעים על החלטות, משפיעים פחות על הרגלים. מה שמשנה הרגלים הוא שינוי של ההקשר ושל הקלות.
מה זה מודל B=MAP של פוג?
מודל של בי. ג'יי. פוג מסטנפורד, שלפיו התנהגות קורית כשמתקיימים באותו רגע שלושה דברים: מוטיבציה (Motivation), יכולת או קלות (Ability) ותזכורת (Prompt). אם אחד מהם חסר, ההתנהגות לא קורית. רוב השינויים נכשלים כי משקיעים רק במוטיבציה.
איך משנים הרגלי עבודה בצוות?
מקטינים את ההרגל החדש כך שיהיה קל לעשות אותו גם ביום עמוס, מצמידים אותו להרגל קיים, משנים את ברירת המחדל במערכות, ומודדים את ההרגל עצמו ולא רק את התוצאה. ומתכננים לחודשיים, כי הנפילה בשבוע הרביעי צפויה.
מה זה ברירת מחדל ולמה היא חשובה?
ברירת מחדל היא מה שקורה אם לא עושים כלום. מחקר של ג'ונסון וגולדשטיין מ-2003 הראה שבמדינות שבהן תרומת איברים היא ברירת המחדל, שיעור ההסכמה גבוה בהרבה. בצוות, אם המערכת פותחת את מסך הסיכום אוטומטית בסוף שיחה, הרבה יותר אנשים יסכמו.
מקורות
- Wood, W., Quinn, J. M., & Kashy, D. A. (2002). Habits in everyday life: Thought, emotion, and action. Journal of Personality and Social Psychology, 83(6), 1281–1297.
- Lally, P., van Jaarsveld, C. H. M., Potts, H. W. W., & Wardle, J. (2010). How are habits formed: Modelling habit formation in the real world. European Journal of Social Psychology, 40(6), 998–1009.
- Fogg, B. J. (2019). Tiny habits: The small changes that change everything. Houghton Mifflin Harcourt.
- Johnson, E. J., & Goldstein, D. (2003). Do defaults save lives? Science, 302(5649), 1338–1339.
- Gollwitzer, P. M. (1999). Implementation intentions: Strong effects of simple plans. American Psychologist, 54(7), 493–503.
